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【劳动法苑】企业员工手册(规章制度)制订的要点

来源:home-88必发原创日期:2016-09-16

        企业员工手册、规章制度作为员工的行为准则,对员工和管理者有着行为指南的作用,企业也只有通过制定专业、合法、有效的员工手册和规章制度才能降低管理成本,防范劳动用工中的风险。用人单位根据国家有关法律、法规和政策,结合本企业生产经营的实际,制定并认可的由企业行政权利保障实施的组织生产劳动和进行劳动管理的规则和章程。规章制度是用人单位的内部“法律”,贯穿于用人单位的整个用工过程是用人单位行使管理权、合同解除权的重要依据。劳动者严重违反用人单位的规章制度的,用人单位可解除劳动合同。没有规章制度,企业将如同一盘散沙,企业的发展无从谈起。根据合理、合法程序制定一部  完整的员工手册是企业规范化、制度化管理的基础和重要手段。
企业规章制度制定的法律依据:
       《劳动合同法》第四条“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度,保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中,工会或者职工认为不适当的,有权向用人单位提出,通过协商予以修改完善。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。” 作为企业管理者,需要注意制定员工手册的以下设计要点:
一、制定过程须履行民主程序;
        有的企业认为,没有职工代表大会,也没有工会,员工还分布在全国各地,不具有走民主制订程序的条件。实际情况可能确实会有诸如此类的难题,但是既然法律强制性规定,企业就需要去遵守。劳动合同法实施后制订或修改涉及劳动者切身利益的规章制度时,注意民主制订程序可以分为三个理解步骤:
1、经职工代表大会或者全体职工讨论;
2、与工会或者职工代表平等协商;
3、向劳动者公示。
        未经上述程序的规章制度将存在不会被仲裁委或法院采信的风险。当企业与工会或者职工代表达不成一致意见时,企业有没有最终决定权?根据目前主流的意见,还是认同企业是享有最终决定权的,所以,应该是单决权。需要注意的是:并非所有规章制度都需履行民主程序和公示程序,只有劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度需履行上述程序,与劳动者切身利益无关的制度可不履行上述程序。
二、履行公示程序;
        劳动合同法第 4 条第 4 款、最高人民法院《关于劳动争议案件适用法律若干问题的说明》第 19条都明确规定了规章制度向劳动者公示之后才能作为审理案件的依据。如何履行公示程序呢?会议类方法,如开会讨论,组织规章制度常识考试,组织培训等。注意应保存有关会议或培训的记录,并让员工签字,考试可保留员工提交的试卷,培训可用培训签到表进行记录。签收类方法,如发放员工手册,或发放规章制度打印版本,并让员工签字,说明已经收到并阅读相关规章制度,且愿意遵守。公告方法,在单位的公告栏或者单位网站上公告。电子邮件,向每位员工发送电子邮件告知。
        作为劳动合同的附件,说明相关规章制度作为劳动合同的附件,员工声明已阅读,附件随合同一并生效。
        从举证角度考虑不推荐网站公布法(或 OA 系统)、电子邮件法、公告栏张贴法。
三、企业员工手册 5 大法律风险
1、制定过程未履行民主程序或已履行但无证据证明;
2、内容与法律规定相抵触,不合法的规章制度,对劳动者没有约束力,在仲裁或诉讼中不能作为审理劳动争议案件的依据;
3、未对员工进行公示或已公示但未留下证据,公示是员工手册生效的必经程序。如果没有经过公示,员工手册再完善、条文再具体,也是一个花瓶和摆设,没有任何实际的法律意义。据大家实际所碰到的情况,多数企业的员工手册,在公示这一渠道上,存在风险;
4、新的法律政策出台但制度未及时更新导致部分内容不合法;关键条款用词抽象、可实行性差,如“严重”“重大”等情形未具体化、量化。


君 澜 法 语:权利和义务就是得到和付出。
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